IMAP и SMTP простыми словами: что нужно, чтобы подключить почту к сервису
Когда вы подключаете общий ящик к сервису, который сам раскладывает письма и пересылает их менеджерам, в форме появляются странные поля: «IMAP-сервер», «порт», «SMTP-логин». Большинство отказов на этом шаге случается не из-за сложности, а из-за того, что человек не понимает, откуда брать эти данные. Разберём, как устроена настройка IMAP и SMTP и что собрать до того, как открывать форму.
Два соединения вместо одного
Почта ходит в две стороны, и за каждую отвечает свой протокол.
IMAP нужен, чтобы забрать письма. Сервис заходит в ящик так же, как почтовая программа на телефоне: читает входящие, видит, какие письма новые. Сами письма остаются у провайдера.
SMTP нужен, чтобы отправить. Когда сервис решил, что письмо от поставщика относится к закупкам, он пересылает его менеджеру по закупкам. Пересылка — это обычная отправка письма, поэтому нужен SMTP.
Отсюда главное: данных нужно два комплекта. Сервер, порт, логин и пароль для чтения, и отдельно то же самое для отправки. Чаще всего логин и пароль у них совпадают, но сервер и порт разные.
Что собрать до начала
Пять минут на подготовку экономят час на ошибках:
- адрес ящика, откуда забирать почту;
- IMAP-сервер и порт;
- SMTP-сервер и порт;
- логин и пароль (для Gmail, Яндекса и Mail.ru это пароль приложения, о нём ниже);
- адреса менеджеров, на которые пересылать письма каждой категории.
Последний пункт забывают чаще всего. Сервису всё равно нужно знать, кому что отправлять, поэтому заранее прикиньте категории: «заказы», «счета и оплата», «рекламации», «поставщики». Если не знаете, с чего начать, посмотрите, как мы разбирали пересылку писем по отделам без программиста.
Какие порты ставить
Тут меньше вариантов, чем кажется.
| Что | Порт | Шифрование |
|---|---|---|
| IMAP | 993 | SSL |
| SMTP | 587 | STARTTLS |
| SMTP (запасной) | 465 | SSL |
На вопрос «какой IMAP порт для почты» ответ почти всегда один: 993 с включённым SSL. Старый 143 без шифрования сегодня почти нигде не используется, и ставить его незачем.
С SMTP путаница из-за двух портов. 587 работает со STARTTLS: соединение сначала открывается, потом переключается на шифрованное. 465 сразу шифрованное через SSL. Если один не заходит, пробуйте второй, и обязательно проверяйте, что тип шифрования выбран в паре с портом. Порт 587 с галочкой SSL вместо STARTTLS даёт ошибку, хотя сам порт в порядке.
Адреса серверов у популярных провайдеров
У крупных сервисов адреса стандартные:
- Gmail: imap.gmail.com и smtp.gmail.com;
- Яндекс: imap.yandex.ru и smtp.yandex.ru;
- Mail.ru: imap.mail.ru и smtp.mail.ru.
Если у вас почта на своём домене, адреса нужно смотреть у хостинга или в корпоративной почте. Обычно это что-то вроде mail.вашдомен.ru, но проверьте в письме от хостинга или в панели.
Пароль приложения: главная причина отказов
Подключение отваливается чаще всего на этом шаге. У Gmail, Яндекса и Mail.ru обычный пароль от аккаунта для внешних сервисов не подходит. Нужен отдельный пароль приложения, который создаётся в настройках безопасности ящика. Мы подробно разбирали, как его создать у каждого из трёх провайдеров.
Рядом идёт вторая ловушка: IMAP по умолчанию бывает выключен. В настройках ящика есть переключатель доступа по протоколу IMAP, и его надо включить вручную. Без этого вы получите ошибку входа с правильным паролем и будете полчаса менять пароль зря.
Вместо пары логин и пароль сервис поддерживает и подключение по OAuth-токену, причём для IMAP и SMTP по отдельности. Если ваш провайдер выдаёт токены, это удобнее: не нужно хранить пароль.
Как проверить, что всё работает
В кабинете есть две кнопки: «проверить IMAP» и «проверить SMTP». Нажимайте их до того, как ящик начнёт работать. Каждая показывает свою ошибку, поэтому сразу видно, что сломано: чтение или отправка. Если хотите прогнать всё на живой почте, это можно сделать в бесплатном триале Классификатора писем: 14 дней или 50 писем, без карты.
Типичные причины, если проверка не проходит:
- Не создан пароль приложения, а введён обычный.
- В настройках ящика не включён IMAP.
- Закрыт порт, например, на стороне хостинга или файрвола.
- Перепутаны SSL и STARTTLS.
Идите по списку сверху вниз: первые два пункта объясняют большинство случаев.
Что происходит после подключения
Когда проверки зелёные, сервис начинает забирать входящие. Если вы задали жёсткие правила по отправителю, например письма от постоянного партнёра всегда идут конкретному менеджеру, они уходят сразу, без разбора ИИ. Остальные письма сервис относит к вашим категориям и пересылает на адрес, который вы указали для категории. Обработанные письма помечаются прочитанными, это можно отключить в настройках ящика, если команда смотрит почту параллельно.
Зачем всё это нужно, если у вас один общий ящик и пара человек в нём разбирается? Пока заявок мало, незачем. Когда на info@ приходит достаточно писем, чтобы часть из них оставалась без ответа до вечера, ситуация меняется. Мы писали о том, почему общий ящик info@ теряет заявки, и про скорость первого ответа, которая напрямую влияет на то, купят у вас или у соседа.
Безопасность: что стоит знать
Пароль приложения можно отозвать в любой момент в настройках провайдера, и доступ сервиса закроется, а основной пароль аккаунта останется нетронутым. Это ещё одна причина не вводить пароль от аккаунта, даже если провайдер это позволяет. Сервис пересылает письма только тем получателям, которых вы задали сами.
Короткая шпаргалка
- IMAP: порт 993, SSL.
- SMTP: порт 587 со STARTTLS или 465 с SSL.
- Gmail, Яндекс, Mail.ru: пароль приложения и включённый IMAP.
- Перед запуском нажмите обе кнопки проверки.
- Заранее решите, какие категории и каким менеджерам.